Archiefinventaris

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken


Inhoud

Omschrijving

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003)

Een archiefinventaris is een

Systematisch ingedeelde toegang op een archief of in de tijd begrensd deel ervan, uitgaande van de ordening toegepast door de archiefvormer, voorzien van een inleiding die tenminste omvat een overzicht van de geschiedenis van de archiefvormer over de periode dat er archiefbescheiden aanwezig zijn, van taken en competentie in relatie tot andere archiefvormers, van de archiefvorming, van de ordening, van de archiefbewerkingen en van de omvang.

Toelichting
* * De inleiding omvat meestal ook gegevens omtrent de wijze van raadpleging en de eventuele beperking van de openbaarheid.

  • De activiteit ordening en ontsluiting die leidt tot een archiefinventaris heet inventarisatie.
  • Een analytische inventaris bevat tevens nadere toegangen op het niveau van het individuele archiefstuk.
  • Een tabellarische inventaris is in de vorm van een tabel (zie onder staat) opgemaakt).
  • Voorafgaande aan de inventarisatie is er meestal een plaatsingslijst of overdrachtslijst (zie onder overdracht) aanwezig, die de functie van voorlopige inventaris vervult.
  • Wanneer de nummering in de archiefinventaris niet overeenstemt met de volgorde waarin archiefstukken en archiefbestanddelen materieel zijn gerangschikt of andersom, of wanneer de archiefinventaris niet van een doorlopende nummering is voorzien, maakt men gebruik van een omnummeringstabel of concordans of concordantie. Hetzelfde is het geval wanneer een archiefinventaris door een nieuwe wordt vervangen: eventuele verwijzingen in onderzoeksresultaten naar de vervallen nummers blijven dan controleerbaar.
  • Zie voor de dossierinventaris onder nadere toegang.
  • Zie voor inventaris als redactionele vorm.


Gerelateerde termen
* nadere toegang, inventaris, gegeven, archiefstuk, omnummeringstabel, concordans, concordantie, tabellarische inventaris, tabel, plaatsingslijst, overdrachtslijst, overdracht, staat, openbaarheid, ontsluiting, analytische inventaris, inventarisatie, redactionele vorm, dossierinventaris, toegang, archief, ordening, archiefvormer, archiefbescheiden, archiefvorming, archiefbewerking
Referentie
* ANV, lemma 135.

Internationale terminologie

Relatie(s)

Verwijzing(en)

Illustratie(s)

Oude terminologie


Omschrijving

Archiefterminologie

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003)

Een archiefinventaris is een

Systematisch ingedeelde toegang op een archief of in de tijd begrensd deel ervan, uitgaande van de ordening toegepast door de archiefvormer, voorzien van een inleiding die tenminste omvat een overzicht van de geschiedenis van de archiefvormer over de periode dat er archiefbescheiden aanwezig zijn, van taken en competentie in relatie tot andere archiefvormers, van de archiefvorming, van de ordening, van de archiefbewerkingen en van de omvang.

Toelichting

Bron

  • ANV, lemma 135.


Lexicon van Nederlandse Archieftermen (1983)

Een archiefinventaris is een systematisch ingedeeld geheel van beschrijvingen van de bestanddelen van een archief.

Toelichting

Overgenomen uit


Nederlandse Archiefterminologie (1962)

Een inventaris is een systematisch ingedeelde beschrijving van de bestanddelen van een archief of een fonds.

Toelichting

  • Handleiding § 37: "Bij de beschrijving van een archief sta op den voorgrond, dat de inventaris slechts als wegwijzer behoeft te dienen; hij geve dus een overzicht van den inhoud van het archief, niet van den inhoud der stukken".
  • De systematische indeling van de inventaris kan worden weergegeven in een archiefschema.

Overgenomen uit

  • NAT, lemma 100.


Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven (1898)

Bij de beschrijving van een archief sta op den voorgrond, dat de inventaris slechts als wegwijzer behoeft te dienen; hij geve dus een overzicht van den inhoud van het archief, niet van den inhoud der stukken.

Toelichting

  • Daar het voor oningewijden niet gemakkelijk is, met één oogopslag den weg te vinden in een volgens onze methode zelfs goed geordend archief, is het noodig hun daarbij een wegwijzer in de hand te geven. Die wegwijzer zij praktisch ingericht, dus vooral niet te uitvoerig; hij bepale zich er toe, een overzicht te geven van den inhoud van het archief.
  • Bij het beschrijven van elk stuk dient men rekening te houden met deze bestemming van den inventaris. Hij, die er naar streeft den inhoud van elk stuk bekend te maken, verricht ongetwijfeld een nuttig werk, maar hij maakt geen inventaris van het archief.
  • Een inventaris behoort niet alles, wat een archief bevat over een bepaald onderwerp of een bepaalden persoon, te vermelden; streeft men daarnaar, dan maakt men zeer zeker een slechten inventaris. Een voorbeeld van zulk een te uitvoeriger inventaris is die van Leeuwarden, welke, hoewel reeds afgedrukt, op advies van Mr Telting niet is uitgegeven (zie Voorrede tot den Inventaris van den heer Singels). De wegwijzer door het archief moet het raadplegen van het archief zelf niet overbodig willen maken. Dit laatste is onmogelijk en de archivaris, die dit doel wenscht te bereiken, maakt zich zelven daarom noodeloos het lever zuur en zal bovendien steeds halfslachtig werk leveren.
  • Het raadplegen van het archief moet echter zooveel mogelijk worden vereenvoudigd en vergemakkelijkt. Daarvoor bestaan dan ook verschillende hulpmiddelen: klappers, regestenlijsten, oorkondenboeken enz. Dergelijke hulpmiddelen hebben echter een ander doel dan de inventaris en men stelt daaraan ook andere eischen. Een reden te meer, om deze klappers, regestenlijsten en oorkondenboeken niet in den inventaris op te nemen, zooals wel eens is geschied.
  • Op dezen regel behoort men alleen eene uitzondering te maken voor zéér kleine archieven. Aan het publiceeren van afzonderlijke regestenlijsten en oorkondenboeken kan daar niet worden gedacht; het is dus in dit geval wel noodig, om deze hulpmiddelen in den inventaris zelf op te nemen. Bij den geringen omvang van deze inventarissen loopt men trouwens veel minder gevaar dan elders, om door de opneming der toevoegsels het overzicht van den inventaris te bemoeilijken.
  • Toch is het zelfs hier gewenscht, die toevoegsels niet in het corpus van den inventaris maar in de bijlagen op te nemen. Het afdrukken van enkele oorkonden verstoort het verband van den inventaris: en ook de regestenlijst, die, zal zij practisch zijn, dikwijls den inhoud van verschillende nummers van den inventaris moet opnemen, past niet in het kader daarvan. Verwijzingen naar de bijlagen, bij de betrokkene nummers van den inventaris geplaatst, voldoen bovendien even goed aan het gestelde doel als opneming dezer bijlagen in den inventaris zelf.


Overgenomen uit

Relaties

UF:

BT:

NT:

RT:

Externe verwijzingen

Voorbeeld

Persoonlijke instellingen
Naamruimten
Varianten
Handelingen
Navigatie
Projecten
Hulpmiddelen
Delen