Aanvulling

Uit ArchiefWiki
Ga naar: navigatie, zoeken

Inhoud

Omschrijving

Archiefterminologie

Lexicon van Nederlandse archieftermen (1983)

Aanvullen is het in een archief invoegen van afgedwaalde bescheiden, die vanouds tot dat archief behoren.

Toelichting

  • Gelijkluidend aan NAT, lemma 115.
  • De archivaris wordt aanbevolen, waar mogelijk, steeds de eenheid van een archief als afzonderlijk geheel te herstellen. Dit houdt in, dat van een archief afgedwaalde archiefbescheiden weer moeten worden ingevoegd (het zgn. "aanvullen") en daaraan vreemde stukken moeten worden verwijderd.

Overgenomen uit


Nederlandse archiefterminologie (1962)

Aanvullen is het in een archief invoegen van afgedwaalde bescheiden, die vanouds tot dat archief behoren.

Toelichting

  • Het in de omschrijving uitgedrukte element, dat de in te voegen bescheiden vanouds tot het archief moeten hebben behoord, is essentieel. Handleiding § 35: "Het is wenschelijk het archief weder te completeeren met ontbrekende stukken; men legge daarom eene lijst dier stukken aan, ten einde ze gemakkelijker te kunnen opsporen of in hun gemis door afschriften van elders berustende origineelen of copieën zooveel mogelijk te voorzien".
  • De hier bedoelde moderne afschriften mogen echter niet in het archief worden ingevoegd, omdat zij daartoe immers niet vanouds hebben behoord. Handleiding § 63: "Men neme moderne afschriften nimmer in den inventaris op; het is principieel verkeerd een archief (op deze wijze) aan te vullen". Hier heeft aanvullen dus een andere betekenis dan in de hierboven gegeven omschrijving is aangegeven.

Overgenomen uit

  • NAT, lemma 115.


Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven (1898)

Het is wenschelijk het archief weder te completeeren met ontbrekende stukken ; men legge daarom eene lijst dier stukken aan, ten einde ze gemakkelijker te kunnen opsporen of in hun gemis door afschriften van elders berustende origineelen of copieën zooveel mogelijk te voorzien.

Toelichting

  • De wenschelijkheid van deze completeering springt in het oog. De plicht toch van den archivaris is niet alleen, om eenig archief te reconstrueeren uit de onder hem berustende stukken, doch ook om die stukken te verkrijgen, welke deel van dat archief hebben uitgemaakt, doch nu elders berusten.
  • De in den bovenstaanden regel bedoelde lijst moet natuurlijk alleen die stukken bevatten, waarvan blijkt, dat zij vroeger hebben bestaan en waarvan niet blijkt, dat zij vernietigd zijn, - stukken dus, die misschien nog elders berusten. Dat de stukken vroeger aanwezig zijn geweest, kan b.v. uit een ouden inventaris of uit een oorkondenboek blijken. Alle stukken, in het cartularium van een klooster vermeld, hebben deel uitgemaakt van het archief van dat klooster tot op het oogenblik, dat dat cartularium werd gemaakt. Dit is wellicht vier à vijf eeuwen geleden en van de vele charters, in het cartularium opgenomen, zijn er misschien 2 à 3 overgebleven. Nu zoude het nutteloos en noodeloos zijn, eene lijst te maken van de in het cartularium opgenomene stukken, waarvan de origineele charters thans in het archief van het klooster ontbreken. Op de lijst moeten dus alleen die stukken voorkomen, welker bestaan nog met groote waarschijnlijkheid kan worden vermoed. Bij stukken, zooals het woord in deze § wordt gebezigd, denke men zoowel aan registers, rekeningen enz. als aan charters, brieven en andere stukken van kleineren omvang.
  • Indien men van de ontbrekende stukken afschriften maakt om in de lacunes te voorzien, mogen die afschriften niet voor de ontbrekende stukken in de plaats worden gesteld : zij hebben nooit deel van het archief uitgemaakt en mogen dit ook in het vervolg niet doen. - Zie ook de toelichting bij § 63.

Overgenomen uit


Stukken, die, uit een archief afgedwaald, door schenking of aankoop weder daarin terugkomen, mogen daarmede weder worden vereenigd, indien hunne afkomst uit het archief duidelijk blijkt.

Toelichting

  • Men zou, oppervlakkig oordeelende, kunnen meenen, dat dit van zelf spreekt. Werkelijk is dit echter volstrekt niet het geval. In Engeland b.v. is het tegenovergestelde zelfs regel. Het is daar streng verboden stukken, die eenmaal in particulier bezit zijn geweest, weder in het archief te plaatsen: ze worden verbannen naar eene bibliotheek. De reden van dezen maatregel is, dat een officiëel stuk, als het eenigen tijd buiten het depôt in handen van allerlei partikulieren is geweest, gevaar loopt niet meer in zijn geheel, maar vervalscht te zijn. Het stuk heeft derhalve door zijne omzwervingen als bewijsstuk veel van zijne waarde verloren en loopt gevaar in rechte als zoodanig te worden geweigerd. De opneming van dergelijke stukken in een archief zou dus aan dit archief zijn geloofwaardigheid kunnen ontnemen.
  • Dit is volkomen logisch geredeneerd. Ook bij ons te lande vindt men dan ook sporen, dat deze overtuiging werd gedeeld. Zoo werden 23 December 1771 de leden van het gerecht van Utrecht door de vroedschap uitgenoodigd, „om de nodige ordre te beramen, dat de toegang tot de prothocolkamer niet zoo faciel mag gelaten, maar gezorgd worden, dat 't publiek vertrouwen in dezelve blijve geconserveert"; en 24 Februari 1772 werd dientengevolge besloten, dat de sleutels der protocolkamer alleen bij de secretarissen van het gerecht zouden berusten en dat dezen niemand, zelfs niet de klerken, daar onverzeld zouden toelaten.
  • Het is niet alleen rationeel maar ook begrijpelijk, dat in Engeland, waar de oude archieven niet door eene revolutie van den tegenwoordigen tijd zijn gescheiden en dus veel meer levend zijn gebleven dan ten onzent, dergelijke maatregelen ook thans nog worden gehandhaafd. Immers in Engeland bestaat de presumtie, dat de ontbrekende stukken ontvreemd zullen zijn door personen, die belang hadden bij hun bezit om ze te verduisteren of te vervalschen; bij ons daarentegen is de waarschijnlijkheid veel grooter, dat de stukken in den Franschen tijd als waardeloos zijn verkocht, en er bestaat dus geene bijzondere aanleiding om aan te nemen, dat ze gedurende hunne afwezigheid buiten het archief vervalscht zullen zijn.
  • Bij ons, waar de archieven, voor zoover zij aan archivarissen zijn toevertrouwd, feitelijk dood zijn, schijnen dan ook dergelijke, voor het gemakkelijk gebruik der stukken zeer hinderlijke maatregelen geheel overbodig. Onze archieven zijn gedurende de laatste eeuw schandelijk verwaarloosd en meestal sterk gedecimeerd; later, toen men hier en daar tot bezinning kwam, is het verlorene door schenking en aankoop weder gedeeltelijk teruggekomen of zoo goed mogelijk vervangen door particuliere handschriften. Bij dezen toestand mogen wij ons verheugen, zoo het ons gelukt deze laatste categorie van stukken weder te verwijderen; verder te gaan en stukken uit het archief te verbannen, die van ouds tot het archief hebben behoord, schijnt daarentegen doelloos, nu de ongeschondenheid van het archief toch eenmaal niet meer bestaat.

Overgenomen uit


Normen en standaarden

Aanvulling (Engels: accrual): een aanwinst als toevoeging aan een beschrijvingseenheid die al in een bewaarplaats aanwezig is.


Overgenomen uit

  • ISAD(G), verklarende lijst van termen gebruikt in de Algemene Regels p. 7-9.

Internationaal

Relaties

UF:

BT:

NT:

RT:

Externe verwijzingen

Voorbeeld

Persoonlijke instellingen
Naamruimten
Varianten
Handelingen
Navigatie
Projecten
Hulpmiddelen
Delen