Archiefbeheer

Uit ArchiefWiki
(Doorverwezen vanaf Registratuur (II))
Ga naar: navigatie, zoeken


Inhoud

Omschrijving

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003)

Archiefbeheer is het

Geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op de archiefvorming, de archiefbewerking, het beheer van de archiefdepots, de daarin berustende archiefbescheiden en het beschikbaar stellen daarvan.

Toelichting
* Men onderscheidt het archiefbeheer in een dynamische fase, een semi-statische fase en een statische fase. De dynamische fase verloopt gelijktijdig met de uitvoering van activiteiten en taken; er worden veelvuldig archiefstukken in het archief opgenomen. Tijdens de semi-statische fase vervullen de archiefstukken een beperkte functie in de uitvoering van activiteiten, taken en handhaving van de rechten van de de archiefvormer. Incidenteel worden de archiefbestandelen aangevuld in verband met afwerking en controle van in principe voltooide activiteiten; de bewaartermijnen van voor vernietiging in aanmerking komende archiefstukken zijn in het algemeen nog niet verstreken. (De selectie van te bewaren en op enige termijn te vernietigen archiefstukken kan al in de dynamische fase hebben plaatsgevonden). Deze onderscheidingen maken voor het begrip archiefstukken of archief op zichzelf geen verschil.

  • In plaats van 'semi-statisch' zou men vanuit het gezichtspunt van de archiefvorming beter de term semi-dynamisch kunnen gebruiken, welke in Vlaanderen wordt bevorderd; bovendien is 'semi-statisch' eigenlijk een inwendige contradictie.
  • In de statische fase wordt het archief nog slechts incidenteel geraadpleegd door archiefvormer en zijn de voor vernietiging in aanmerking komende archiefstukken verwijderd en al dan niet vernietigd. In de statische fase kan neerlegging of overbrenging plaatsvinden.
  • De fasen behoeven niet voor het gehele archief synchroon te verlopen, zij verschillen in het algemeen per archiefbestanddeel.
  • In privacywetgeving wordt de verwijdering van niet-actuele persoonsgegevens in een aantal gevallen voorgeschreven; dat impliceert dat de gegevens uit het dynamische deel van het archief worden verplaatst naar het statische deel of onmiddellijk worden vernietigd.
  • Bij overheidsorganen worden werkzaamheden in verband met de archiefvorming verricht door een of meer registratuurambtenaren of documentaire informatieverzorgers, verenigd in een registratuurafdeling of registratuur (II). Zie voor registratuur (I) onder archivering. Bij bedrijven is dit de taak van de bedrijfsarchivaris.
  • Records management omvat alleen het archiefbeheer door de archiefvormer. Zie ook onder archivering.
  • Ten onrechte gebruikt men de ruimere begrippen informatiebeheer en gegevensbeheer als synoniem.


Gerelateerde termen
* bedrijfsarchivaris, archivering, registratuur (II), registratuur (I), archivering, gegeven, neerlegging, overbrenging, vernietiging, selectie, archiefbewerking, archiefdepot, archiefvorming, archiefbescheiden, archief, archiefstuk, archiefvormer, archiefbestanddeel
Referentie
* ANV, lemma 167.

Remano (2004)

[[Term_Bron_Omschrijving::Archiefbeheer is:

Verzamelterm voor het geheel van activiteiten dat wordt uitgevoerd door een archiefmedewerker. De archiefwettelijke term archiefzorg is hierin begrepen.]]


Gerelateerde termen
* Archiefmedewerker, Archiefzorg
Referentie
* Remano

NEN-ISO 15489-1 (nl)

Archiefbeheer is

Management verantwoordelijk voor de efficiënte en systematische controle over het opmaken, ontvangen, onderhoud, gebruik en de schoning van archiefbescheiden, inclusief de processen voor het vastleggen en onderhouden van bewijs van en informatie over bedrijfsactiviteiten en transacties in de vorm van archiefbescheiden.

Toelichting
* Opgenomen als informatie- en archiefmanagement in NEN-ISO 15489.
Gerelateerde termen
* schonen, archiefbescheiden, informatie
Referentie
* NEN-ISO 15489-1 (nl)

Internationale terminologie

Relatie(s)

Verwijzing(en)

Illustratie(s)

Oude terminologie


Omschrijving

Archiefterminologie

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003)

Archiefbeheer is het

Geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op de archiefvorming, de archiefbewerking, het beheer van de archiefdepots, de daarin berustende archiefbescheiden en het beschikbaar stellen daarvan.

Toelichting

  • Men onderscheidt het archiefbeheer in een dynamische fase, een semi-statische fase en een statische fase. De dynamische fase verloopt gelijktijdig met de uitvoering van activiteiten en taken; er worden veelvuldig archiefstukken in het archief opgenomen. Tijdens de semi-statische fase vervullen de archiefstukken een beperkte functie in de uitvoering van activiteiten, taken en handhaving van de rechten van de de archiefvormer. Incidenteel worden de archiefbestandelen aangevuld in verband met afwerking en controle van in principe voltooide activiteiten; de bewaartermijnen van voor vernietiging in aanmerking komende archiefstukken zijn in het algemeen nog niet verstreken. (De selectie van te bewaren en op enige termijn te vernietigen archiefstukken kan al in de dynamische fase hebben plaatsgevonden). Deze onderscheidingen maken voor het begrip archiefstukken of archief op zichzelf geen verschil.
  • In plaats van 'semi-statisch' zou men vanuit het gezichtspunt van de archiefvorming beter de term semi-dynamisch kunnen gebruiken, welke in Vlaanderen wordt bevorderd; bovendien is 'semi-statisch' eigenlijk een inwendige contradictie.
  • In de statische fase wordt het archief nog slechts incidenteel geraadpleegd door archiefvormer en zijn de voor vernietiging in aanmerking komende archiefstukken verwijderd en al dan niet vernietigd. In de statische fase kan neerlegging of overbrenging plaatsvinden.
  • De fasen behoeven niet voor het gehele archief synchroon te verlopen, zij verschillen in het algemeen per archiefbestanddeel.
  • In privacywetgeving wordt de verwijdering van niet-actuele persoonsgegevens in een aantal gevallen voorgeschreven; dat impliceert dat de gegevens uit het dynamische deel van het archief worden verplaatst naar het statische deel of onmiddellijk worden vernietigd.
  • Bij overheidsorganen worden werkzaamheden in verband met de archiefvorming verricht door een of meer registratuurambtenaren of documentaire informatieverzorgers, verenigd in een registratuurafdeling of registratuur (II). Zie voor registratuur (I) onder archivering. Bij bedrijven is dit de taak van de bedrijfsarchivaris.
  • Records management omvat alleen het archiefbeheer door de archiefvormer. Zie ook onder archivering.
  • Ten onrechte gebruikt men de ruimere begrippen informatiebeheer en gegevensbeheer als synoniem.

Overgenomen uit

  • ANV, lemma 167.

DIV-woordenboek

Geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op de archiefvorming, de archiefbewerking, het beheer van de archiefdepots, de daarin berustende archiefbescheiden en het beschikbaarstellen daarvan.

Overgenomen uit


Wet- en regelgeving

Vlaams Archiefdecreet

Archiefbeheer is

Het organiseren en uitvoeren van de archiefvorming, het ontsluiten, het toegankelijk maken, het selecteren, het vernietigen of bewaren en het beschikbaar stellen van de archiefdocumenten.

Overgenomen uit

Normen en standaarden

Remano

Archiefbeheer is:

Verzamelterm voor het geheel van activiteiten dat wordt uitgevoerd door een archiefmedewerker. De archiefwettelijke term archiefzorg is hierin begrepen.

Overgenomen uit


NEN-ISO 15489-1 (nl)

Archiefbeheer is

Management verantwoordelijk voor de efficiënte en systematische controle over het opmaken, ontvangen, onderhoud, gebruik en de schoning van archiefbescheiden, inclusief de processen voor het vastleggen en onderhouden van bewijs van en informatie over bedrijfsactiviteiten en transacties in de vorm van archiefbescheiden.

Toelichting

  • Opgenomen als informatie- en archiefmanagement in NEN-ISO 15489.

Overgenomen uit


Commentaar

Dat archiefzorg een onderdeel is van archiefbeheer, zoals in Remano wordt gesteld, is niet algemeen aanvaard. Algemeen wordt aangenomen dat archiefbeheer de ambtelijk uitvoering is van de archiefzorg, welke de Archiefwet aan besturen van overheidsorganen opdraagt.


Relaties

Externe verwijzingen

Voorbeeld

Persoonlijke instellingen
Naamruimten
Varianten
Handelingen
Navigatie
Projecten
Hulpmiddelen
Delen