Afschrift

Uit ArchiefWiki
(Doorverwezen vanaf Kopie)
Ga naar: navigatie, zoeken


Inhoud

Omschrijving

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003)

Een afschrift is een

Document gelijkluidend aan een ander document, waarnaar het is vervaardigd.

Toelichting
* Al tijdens de archiefvorming kunnen archiefstukken om administratieve redenen worden gekopieerd. In een digitaal systeem gebeurt dat door scannen of imaging. Het product ervan heet image, als de kopie een afbeelding van het eraan ten grondslag liggende document weergeeft. Het procédé waarbij de lettertekens en symbolen in een document in gecodeerde vorm worden gescand levert slechts een kopie op, als daarna het document weer in zijn oorspronkelijke verschijningsvorm is op te roepen en te reproduceren. Hier wordt voor beide procédés voorgesteld: digitale kopie.

  • Een afschrift wordt door de vorm waarin het wordt opgemaakt en door de waarmerking door een bevoegd persoon een authentiek afschrift.
  • Bijzondere vormen van authentieke afschriften zijn de grosse (onder b), het transsumpt, een door een notaris in de middeleeuwen vervaardigd authentiek afschrift van een akte en het vidimus, een akte waarbij een bevoegde autoriteit verklaart een oudere akte te hebben gezien en overeenkomstig te zijn met de na deze verklaring volledig afgeschreven tekst. Zie ook onder akte.
  • Een bijzondere vorm is voorts de transcriptie: een afschrift in een ander type schrift of symbolen dan in het document waarnaar het is vervaardigd. Dat laatste kan een tekst in code zijn of in oude schrift. Een afschrift in een afwijkend alfabet of een ander schriftsysteem heeft een translitteratie.


Gerelateerde termen
* Document, translitteratie, transcriptie, akte, vidimus, transsumpt, grosse, digitale kopie, image, afbeelding, archiefvorming
Referentie
* ANV, lemma 51.

Terminologie voor grafische archivalia (1989)

Een kopie is een afbeelding, gelijkogend aan een andere afbeelding waarnaar hij is vervaardigd.

Toelichting
* Soms wordt voor het maken van kopieën gebruik gemaakt van een drukplaat, zoals bij de fotolitho. Deze komt onder verschillende benamingen voor (Neodruk, Immigraphiedruk, Mondtegraphiedruk, Autographie, Zincographie enz.)
Gerelateerde termen
* afbeelding
Referentie
* Terminologie grafische archivalia, lemma 30

Internationale terminologie

Relatie(s)

Verwijzing(en)

Illustratie(s)

Oude terminologie


Omschrijving

Archiefterminologie

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003)

Een afschrift is een

Document gelijkluidend aan een ander document, waarnaar het is vervaardigd.

Toelichting

  • Al tijdens de archiefvorming kunnen archiefstukken om administratieve redenen worden gekopieerd. In een digitaal systeem gebeurt dat door scannen of imaging. Het product ervan heet image, als de kopie een afbeelding van het eraan ten grondslag liggende document weergeeft. Het procédé waarbij de lettertekens en symbolen in een document in gecodeerde vorm worden gescand levert slechts een kopie op, als daarna het document weer in zijn oorspronkelijke verschijningsvorm is op te roepen en te reproduceren. Hier wordt voor beide procédés voorgesteld: digitale kopie.
  • Een afschrift wordt door de vorm waarin het wordt opgemaakt en door de waarmerking door een bevoegd persoon een authentiek afschrift.
  • Bijzondere vormen van authentieke afschriften zijn de grosse (onder b), het transsumpt, een door een notaris in de middeleeuwen vervaardigd authentiek afschrift van een akte en het vidimus, een akte waarbij een bevoegde autoriteit verklaart een oudere akte te hebben gezien en overeenkomstig te zijn met de na deze verklaring volledig afgeschreven tekst. Zie ook onder akte.
  • Een bijzondere vorm is voorts de transcriptie: een afschrift in een ander type schrift of symbolen dan in het document waarnaar het is vervaardigd. Dat laatste kan een tekst in code zijn of in oude schrift. Een afschrift in een afwijkend alfabet of een ander schriftsysteem heeft een translitteratie.

Overgenomen uit

  • ANV, lemma 51.

Terminologie voor grafische archivalia (1989)

Een kopie

Is een afbeelding, gelijkogend aan een andere afbeelding waarnaar hij is vervaardigd.

Toelichting

  • Soms wordt voor het maken van kopieën gebruik gemaakt van een drukplaat, zoals bij de fotolitho. Deze komt onder verschillende benamingen voor (Neodruk, Immigraphiedruk, Mondtegraphiedruk, Autographie, Zincographie enz.)

Overgenomen uit


Lexicon van Nederlandse Archieftermen (1983)

Een afschrift is een geschrift, gelijkluidend aan een ander geschrift, waarnaar het is vervaardigd.

Toelichting

  • Deze definitie is vrijwel gelijkluidend aan NAT nr. 45.
  • Men noemt een afschrift authentiek indien het door de bevoegde autoriteit in de vereiste vorm is opgemaakt.
  • Voor de vraag, of een afschrift authentiek mag worden genoemd, is de meer of mindere feilloosheid van geen betekenis. Van belang is alleen, of het afschrift voldoet aan de vormvereisten, die op het moment van uitgifte golden, en of het door de bevoegde persoon werd gegeven.
  • De term transsumpt is verouderd.
  • Afschriften, die aan geen vormvereiste voldoen (niet voor kopie conform zijn getekend, niet gedateerd), noemt men wel eenvoudige afschriften of simpele kopieën.
  • Een bijzondere vorm van afschriften zijn net-exemplaren van resoluties en notulen, die worden gemaakt b.v., omdat de minuten minder goed leesbaar zijn. Evenals de minuten zelf zijn deze net-exemplaren bestemd om te berusten in het archief van de instelling of de persoon, die ze heeft opgemaakt.
  • Meer moderne vormen zijn de doorslag en de afdruk. Men vergelijke hiervoor ook de toelichting onder minuut.
  • Een zeer speciale vorm van een afschrift is de transcriptie: een afschrift in andere letters of symbolen dan het geschrift, waarnaar het is vervaardigd.
  • Synoniem is kopie.

Overgenomen uit


Nederlandse Archiefterminologie (1962)

Een afschrift is een geschrift, gelijkluidend met een ander geschrift, waarnaar het is vervaardigd.

Toelichting

  • Afschriften, die aan geen vormvereiste voldoen (niet voor kopie conform zijn getekend, niet gedateerd), noemt men wel eenvoudige afschriften of simpele kopieën.
  • Een bijzondere vorm van afschriften zijn net-exemplaren van resoluties en notulen, die worden gemaakt b.v., omdat de minuten minder goed leesbaar zijn. Handleiding § 89: "Bij resoluties en notulen onderscheide men: ... d. het net. Dit is een afschrift der minuut, bestemd om onder het college, waarvan het de resoluties of notulen bevat, te blijven berusten".

Overgenomen uit

  • NAT, lemma 45.

Een authentiek afschrift is een afschrift, gegeven door de bevoegde autoriteit in de vereiste vorm.

Toelichting

  • Voor de vraag, of een afschrift authentiek mag worden genoemd, is de meer of mindere feilloosheid van geen betekenis. Van belang is alleen, of het afschrift voldoet aan de vormvereisten, die op het moment van uitgifte golden, en of het door de bevoegde persoon werd gegeven.

Overgenomen uit

  • NAT, lemma 46.


Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven (1898)

Men neme moderne afschriften nimmer in den inventaris op; het is principieel verkeerd een archief aan te vullen.

Toelichting

  • Zijn ontbrekende oorkonden echter in oude inventarissen vermeld, zoodat hunne vroegere aanwezigheid in het archief buiten twijfel is, dan kan men ze in noten in den inventaris of in de regestenlijst van het archief vermelden.
  • Een archief is een organisch geheel, een archief is in den loop der tijden ontstaan en wordt niet in lateren tijd gemaakt. Door een archief aan te vullen met moderne afschriften van stukken, welke misschien tot het archief hebben behoord, schept men eene verzameling, die niet organisch is ontstaan, doch die bij elkaar is gezocht. Men plaatst daardoor in het archief moderne papieren, welke er niet toe hebben behoord, en welke ook de bewijskracht der origineele archiefstukken missen.
  • De zaak wordt eenigszins anders, als oude inventarissen duidelijk aangeven, dat een of ander stuk vroeger tot het archief heeft behoord. Doch ook dan nog kan het moderne afschrift geen deel van het archief uitmaken; het moderne afschrift heeft immers nooit deel van het archief uitgemaakt en kan het origineele stuk niet vervangen. Door eene noot in den inventaris kan men dan echter het vroeger bestaan van het origineel in het archief en het thans aanwezig zijn van een afschrift vermelden en verklaren. Ook in de regestenlijst van het archief kan men met eene noot het afschrift van het vroegere stuk aangeven. Men vergelijke daarbij de beteekenis van "regestenlijst" in deze Handleiding (zie § 72).
  • In eene regestenlijst in wijderen zin en in een oorkondenboek, welke niet als een inventaris enkel de mededeeling geven van de aanwezige stukken, doch welke, als een werk van onzen tijd, ook mogen en moeten bevatten de moderne afschriften van elders berustende of van te loor gegane stukken, worden dergelijke afschriften wel opgenomen. Men kan dan bij elk stuk vermelden, of het origineel bestaat en zoo ja, in welk archief, welk afschrift is gebruikt en van welke waarde dat afschrift is.

Overgenomen uit


Indien het origineel van een stuk in goeden staat aanwezig is, kunnen losse, niet tot eenig dossier of eenige serie behoorende afschriften (niet: vidimussen) zonder palaeographische waarde, worden vernietigd.

Toelichting

  • Dergelijke nieuwere afschriften kunnen worden vernietigd, zij behooren niet tot eenig archief.
  • Toch zijn er enkele praktische redenen, welke waarschuwen om niet te spoedig tot die vernietiging over te gaan. Men kan voor de aan het archiefdêpot verbondene bibliotheek eene serie van goede afschriften aanleggen ten behoeve van den archivaris zelf of den onderzoeker, die niet verlangt het stuk zelf te zien, doch wien het alleen om den inhoud is te doen, vooral wanneer die onderzoeker met het oude schrift onbekend is. Ook zou men om laatstgenoemde reden zulk een goed afschrift bij het stuk zelf kunnen bewaren, mits in het archiefnummer van den inventaris daarvan geen melding worde gemaakt: immers het afschrift maakte nimmer deel van eenig archief uit.
  • Is het origineel reeds hier en daar in meerdere of mindere mate geschonden, dan is het voorzeker eene plicht die goede afschriften, welke zijn genomen in een tijd toen het origineel nog geheel of meer ongeschonden was, te bewaren en wel op eene der twee boven aangegeven wijzen. Men make er echter nimmer een archiefnummer van.

Overgenomen uit


Origineele oorkonden, hoe beschadigd ook of in hoe kleine brokstukken ook overgebleven, mogen, zelfs indien er duplicaten, vidimussen of authentieke afschriften bestaan, nimmer worden vernietigd.

Toelichting

  • De oorkonde zelf is het authentieke, uit den tijd eener handeling stammende bewijsstuk daarvan; in een brokstuk van de oorkonde ligt het onomstootbare bewijs van haar bestaan.

Overgenomen uit


Relaties

UF: Kopie

BT: Document

NT: Grosse, Transsumpt, Vidimus, Transcript, Translitteratie

RT: Image, Digitale kopie

Externe verwijzingen

Voorbeeld

Persoonlijke instellingen
Naamruimten
Varianten
Handelingen
Navigatie
Projecten
Hulpmiddelen
Delen