Archiefafdeling

Uit ArchiefWiki
(Doorverwezen vanaf Afdelingen)
Ga naar: navigatie, zoeken


Inhoud

Omschrijving

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003)

Een archiefafdeling is een

Geheel van archiefbestanddelen dat zich door zijn relatieve omvang of zijn structuur zodanig onderscheidt, dat het de hoofdindeling van een archief bepaalt.

Toelichting
* De term archiefafdeling vervangt de verouderde term afdelingen (zie hieronder).

  • In een omvangrijk archief bestaat de archiefafdeling uit meer archiefbestanddelen, bijvoorbeeld de financiële administratie uit een serie begrotingen, een serie rekeningen en boekhouding. Deze laatste kan op zichzelf weer uit meer bestanddelen bestaan: grootboeken, debiteurenadministratie (zie onder rekening-courant). Ander voorbeeld: een dossier is een archiefbestanddeel binnen de archiefafdeling dossiers, gerangschikt volgens een archiefcode.
  • Een archiefafdeling kan zich onderscheiden van de rest van het archief doordat deze als enige een bijzondere structuur heeft: bijvoorbeeld de stukken van algemene aard (naast stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen), of de financiële administratie. Zeker bij een kleiner archief kunnen in dat geval de begrippen archiefafdeling en archiefbestanddeel zelfs samenvallen. Wanneer de archiefafdeling 'stukken van algemene aard' uit slechts één notulenboek bestaat, vallen zelfs archiefafdeling, archiefbestanddeel en archiefstuk samen.


Gerelateerde termen
* archiefbestanddeel, archief, serie, begroting, rekening (I), grootboek (II), rekening-courant, dossier, archiefcode, notulen, archiefstuk
Referentie
* ANV, lemma 12.

Internationale terminologie

Relatie(s)

Verwijzing(en)

Illustratie(s)

Oude terminologie


Omschrijving

Archiefterminologie

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003)

Een archiefafdeling is een

Geheel van archiefbestanddelen dat zich door zijn relatieve omvang of zijn structuur zodanig onderscheidt, dat het de hoofdindeling van een archief bepaalt.

Toelichting

  • De term archiefafdeling vervangt de verouderde term afdelingen (zie hieronder).
  • In een omvangrijk archief bestaat de archiefafdeling uit meer archiefbestanddelen, bijvoorbeeld de financiële administratie uit een serie begrotingen, een serie rekeningen en boekhouding. Deze laatste kan op zichzelf weer uit meer bestanddelen bestaan: grootboeken, debiteurenadministratie (zie onder rekening-courant). Ander voorbeeld: een dossier is een archiefbestanddeel binnen de archiefafdeling dossiers, gerangschikt volgens een archiefcode.
  • Een archiefafdeling kan zich onderscheiden van de rest van het archief doordat deze als enige een bijzondere structuur heeft: bijvoorbeeld de stukken van algemene aard (naast stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen), of de financiële administratie. Zeker bij een kleiner archief kunnen in dat geval de begrippen archiefafdeling en archiefbestanddeel zelfs samenvallen. Wanneer de archiefafdeling 'stukken van algemene aard' uit slechts één notulenboek bestaat, vallen zelfs archiefafdeling, archiefbestanddeel en archiefstuk samen.

Overgenomen uit

  • ANV, lemma 12.


Lexicon van Nederlandse Archieftermen (1983)

Afdelingen van een archief zijn groepen bestanddelen, die zich door hun structuur of inhoud zodanig van elkaar onderscheiden, dat zij de hoofdindeling van dat archief bepalen.

Toelichting

  • Deze definitie is gelijkluidend aan NAT, nr. 58.

Overgenomen uit


Nederlandse Archiefterminologie (1962)

Afdelingen van een archief zijn groepen bestanddelen, die zich door hun structuur of inhoud zodanig van elkaar onderscheiden, dat zij de hoofdindeling van dat archief bepalen.

Toelichting

  • Afdelingen ontstaan in een archief, hetzij doordat het ene deel van het archief is ingericht volgens een ander ordeningsstelsel dan het andere, hetzij doordat de onderscheiden groepen betrekking hebben op verschillende taakonderdelen, hetzij ook doordat de onderscheiden groepen onder verschillende bestuursinrichtingen zijn gevormd.
  • Handleiding § 51: "Bij archieven van openbare besturen is gewoonlijk eene splitsing in verschillende chronologische afdeelingen noodig; bij elke belangrijke verandering in de inrichting van het bestuur beginne een nieuwe afdeeling van den inventaris" en § 56: "Het archief moet volgens een zelfde criterium in gelijksoortige afdeelingen worden verdeeld. De stukken van algemeenen aard behooren in de eerste afdeeling te worden vereenigd, waarna de stukken van bijzonderen aard in verschillende afdeelingen worden geplaatst".

Overgenomen uit

  • NAT, lemma 58.


Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven (1898)

Bij archieven van openbare besturen is gewoonlijk eene splitsing in verschillende chronologische afdeelingen noodig; bij elke belangrijke verandering in de inrichting van het bestuur beginne eene nieuwe afdeeling van den inventaris.

Toelichting

  • Vroeger (zie § 16) is opgemerkt, dat de organisatie van een archief nauw samenhangt met den werkkring van het college of den ambtenaar, aan wien het zijn oorsprong dankt. Hieruit volgt dan ook, dat elke belangrijke verandering in de inrichting van zulk een bestuurscollege of zulk een ambt eene belangrijke wijziging in de inrichting van het archief medebracht. Werden de functiën van het bestuur gewijzigd, dan werden ook in het archief nieuwe verzamelingen van inkomende en uitgaande stukken, nieuwe registers aangelegd, of althans de inhoud der bestaande verzamelingen en registers werd aanmerkelijk gewijzigd. Het ligt voor de hand in zulk een geval ook voor het archief eene nieuwe chronologische afdeeling te beginnen, althans wanneer de verandering zich over de geheele bestuursinrichting uitstrekt, terwijl men, indien de verandering van minder ingrijpenden aard is, dikwijls zal kunnen volstaan met het opnemen eener nieuwe hoofdafdeeling.
  • De inbezitneming van het Nedersticht in 1528 breidde de functiën der Hollandsche rekenkamer aanzienlijk uit en gaf aanleiding tot het ontstaan eener nieuwe hoofdafdeeling van het archief; maar het is onnoodig, daarom met 1528 eene nieuwe chronologische afdeeling van het geheele archief te beginnen, de overige functiën der rekenkamer toch bleven onveranderd.
  • Algeheele vernieuwingen van de archiefinrichting vallen gewoonlijk met groote politieke gebeurtenissen samen. Als de Staten eener provincie of de magistraat eener stemhebbende stad zich bij den opstand tegen Spanje aansloten, dan onderging daardoor in den regel de geheele positie van de corporatie eene zoodanige verandering, dat het wenschelijk is, hier eene geheel nieuwe afdeeling van het archief te beginnen. Op het dorpsbestuur had de opstand zulk een invloed niet en evenmin op de besturen van niet stemhebbende steden. Ja zelfs bij kleine stemhebbende steden van weinig beteekenis (Montfoort b.v.) is de invloed, dien de opstand op de archiefinrichting heeft uitgeoefend, onbeduidend.
  • Niet minder belangrijk waren de veranderingen in den Franschen tijd. Bijna overal werd in 1795 de geheele inrichting van de stads- en dorpsbesturen gewijzigd; de stabiliteit, die tot zoolang had bestaan, nam een einde en de eene administratie was nog nauwelijks geïnstalleerd, of zij werd door eene andere met gewijzigde bevoegdheden vervangen. Het is daarom gewenscht niet voor elke dier organisatiën eene nieuwe afdeeling van het archief te openen, maar alle saam te vasten in ééne afdeeling, die met de afschaffing van den ouden magistraat begint en met de instelling van den maire eindigt. De inrichting van het Fransche gemeentelijke bestuur, dat zich in geen enkel opzicht, noch in bevoegdheden, noch in territoriale grenzen, aan het bestaande aansloot, zal wel overal eene nieuwe afdeeling van het archief dienen te openen. Voor de provinciale colleges zal de grens niet altijd in 1795 vallen. Wel veranderde toen het provinciaal bestuur aanmerkelijk; maar deze organisatie, in 1798 bij de afschaffing der provinciale souvereiniteit reeds gewijzigd, ging in 1799, toen eene nieuwe departementale indeeling werd ingevoerd, geheel te niet. Het zal daarom in den regel beter zijn, eerst met 1799 eene nieuwe chronologische afdeeling van het provinciaal archief te beginnen. Bij andere colleges zal de historische indeeling van het archief weder eene andere moeten zijn. Men denke b.v. aan de inlijving der niet-patrimoniëele landen bij de Bourgondisch-Oostenrijksche Nederlanden, aan de oprichting der nieuwe bisdommen, aan de voorloopige decisie van den Landraad over de positie der Utrechtsche kapittelen in 1582, aan de kerkelijke organisatie van 1816. Vaste regels zijn daarvoor uit den aard niet te stellen.
  • Op enkele punten dient nog in het bijzonder de aandacht te worden gevestigd. Voor het aannemen eener nieuwe afdeeling is het niet noodig, dat het bestuur geheel wordt vernieuwd, een anderen naam aanneemt of door een uitdrukkelijk voorschrift andere functiën verkrijgt. Bij den opstand tegen Spanje is niets van dien aard gebeurd; maar het wegvallen van den landsheer uit de administratie bracht van zelf eene zoo belangrijke wijziging in de attributen der bestuurscolleges, dat het aannemen eener nieuwe afdeeling hier telkens noodzakelijk zal blijken.
  • Het is bepaald af te keuren, bij belangrijke historische gebeurtenissen, zooals de afzwering van Philips II, den vrede van Munster, het herstel der onafhankelijkheid in 1813, nieuwe afdeelingen te beginnen. Immers hoe belangrijk ook voor de geschiedenis en het staatsrecht van ons vaderland, op de administratie oefenden zij geen invloed uit. De functiën van den landsheer waren reeds lang op Staten en stadhouders overgegaan, toen de afzwering formeel aan het landsheerlijk gezag een einde maakte; de republiek der Zeven Provinciën bestond reeds lang, toen de vrede van Munster haar legitimeerde, en het herstel der onafhankelijkheid in 1813 bracht voorshands niets anders te weeg, dan dat de prefecten commissarissen-generaal, de sousprefecten commissarissen, de maires presidenten of burgemeesters, en de adjunct-maires vice-burgemeesters werden genoemd. Eerst eenigen tijd later werden het provinciaal en het gemeentelijk bestuur opnieuw georganiseerd. Daarom is ook de thans aangenomene grens tusschen oud- en nieuw-archief onhoudbaar; maar daarom zou het ook bedenkelijk zijn die grens naar 1848 te verplaatsen. Eerst de invoering der organieke wetten heeft voor de verschillende regeeringscolleges een nieuw tijdvak geopend (zie § 14).
  • Ten slotte vinde hier nog de opmerking plaats, dat eigenlijk de bestuursveranderingen van 1795 en volgende jaren aanleiding zouden moeten geven niet tot het onderscheiden van verschillende afdeelingen van hetzelfde archief, maar tot het onderscheiden van verschillende archieven (archief der Staten, archief der Representanten, archief van het Intermediair Administratief Bestuur, archief van het Departementaal Bestuur enz. voor de provincie ; voor de verschillende gemeenten komen de namen niet overal overeen). Daar elk bestuur echter stilzwijgend het archief zijner voorgangers overnam en soms in dezelfde registers voortzette, is het niet altijd noodig, die archieven te onderscheiden (zie § 53). Natuurlijk behoort op dien overgang van het eene archief naar het andere in de in § 61 bedoelde noten de aandacht te worden gevestigd.

Overgenomen uit


Het archief moet volgens een zelfde criterium in gelijksoortige afdeelingen worden verdeeld. De stukken van algemeenen aard behooren in de eerste afdeeling te worden vereenigd, waarna de stukken van bijzonderen aard in verschillende afdeelingen worden geplaatst.


Toelichting

  • Deze paragraaf behoeft geen betoog; zij is een natuurlijk gevolg van den regel, dat een archief systematisch moet worden ingedeeld. Het is echter zeer noodig haar goed toe te passen, want juist daaraan ontbreekt dikwijls nog al wat, zelfs in overigens zorgvuldig bewerkte inventarissen. Nu eens worden naast elkander gesteld: oudste losse stukken, protocollen der handelingen van het bestuur, losse uitgegane en ingekomene stukken na 1618, stukken betreffende bepaalde onderwerpen van algemeen bestuur, stukken betreffende onderscheidene geschillen (Inventaris van Coevorden, afd. 1); hier worden dus de stukken nu eens gerangschikt volgens een chronologisch criterium (vóór en na 1618), dan weder volgens den vorm (losse stukken, protocollen), en dan weder volgens de onderwerpen. Elders (Catalogus van het archief der stad Utrecht. II) worden de meeste stukken van het archief van de financiekamer ingedeeld volgens de verschillende werkzaamheden van het college; maar daarnaast komt ook eene afdeeling voor, die uitsluitend door verschillende raadscommissies afgehoorde rekeningen bevat, en andere afdeelingen, die Archief van den thesaurier of Archief van den kameraar heeten en dus tot het archief der financiekamer in eene andere verhouding staan dan de vroeger vermelde papieren. Bijna in alle inventarissen komt naast allerlei afdeelingen, die volgens de onderwerpen, waarover de stukken handelen, onderscheiden zijn, eene afdeeling resoluties voor, alsof niet in de resoluties al de onderwerpen werden behandeld, waaraan de volgende afdeelingen zijn gewijd. Toch laat die gewoonte zich wel verklaren.
  • In de resolutieboeken werden al de handelingen van een college opgeteekend; men kan dus die boeken niet tot eene der afdeelingen, die men overigens onderscheide, brengen. Onze paragraaf houde ook met die moeilijkheid rekening en zegt daarom uitdrukkelijk, dat de stukken van algemeenen aard (niet slechts de resoluties, maar ook de serieën ingekomene of uitgaande stukken, publicaties, requesten enz.), die niet op een bijzonder onderdeel van de werkzaamheden van het college betrekking hebben, maar zijn geheelen werkkring betreffen, tot eene algemeene afdeeling behooren te worden gebracht. De paragraaf voegt er uitdrukkelijk bij, dat die algemeene afdeeling de eerste behoort te zijn; zij verwerpt daarmede het veelal gevolgde gebruik om de eerste afdeeling van een stadsarchief te wijden aan de stedelijke privilegies. Dat gebruik, hoe algemeen ook, verdient dan ook geene navolging. Ook de privilegies behooren tot de ingekomene stukken, al zijn zij om hun belangrijker inhoud afzonderlijk gehouden. Zij behooren dus in eene afzonderlijke afdeeling te worden geplaatst, maar te worden voorafgegaan door de stukken van algemeenen inhoud. Werd een privilegie verkregen, nadat de resoluties van het college werden opgeteekend, dan zal ook in het resolutieboek over het verkrijgen van het privilegie zijn gehandeld.
  • Het spreekt van zelf, dat het bovenstaande alleen geldt, voorzooverre het zich met de oude indeeling van het archief, die op den voorgrond behoort te staan, laat overeenbrengen. Het kan zijn — hoewel het zelden zal voorkomen — dat de oude indeeling tot enkele afwijkingen dwingt. Te IJselstein b.v. had men van ouds de van den souverein afkomstige stukken, zooveel die gericht aan den stedelijken magistraat als die bestemd voor het baroniebestuur, tot eene afzonderlijke afdeeling vereenigd, die naast het archief van het stadsbestuur en dat van het baroniebestuur stood. Deze indeeling is ook in den inventaris gevolgd, hoewel de drie afdeelingen geenszins op hetzelfde criterium steunen.
  • Het kan noodig zijn ééne of meer afdeelingen in onderafdeelingen te splitsen. Daarbij behoeft niet hetzelfde criterium te worden toegepast, dat voor de hoofdverdeeling gold; maar wel is het noodig, dat alle onderafdeelingen derzelfde hoofdafdeeling weder volgens eenzelfde criterium worden ingedeeld. Zoo is eene der afdeelingen van het archief der heeren van Montfoort verdeeld in twee andere: de eene bevat de stukken betreffende leden der burggrafelijke familie, de andere de stukken betreffende de aan de familie toebehoorende zakelijke rechten. Elke categorie van stukken is nu weer in verschillende rubrieken ingedeeld: die betreffende de personenrechten zijn chronologisch, die betreffende de zakelijke rechten zijn geographisch geordend. Het criterium in elke afdeeling verschilt dus; maar voor de onderafdeelingen derzelfde afdeelingen is telkens een zelfde criterium gebezigd.
  • Volgens welke gezichtspunten een archief moet worden ingedeeld, moet aan het oordeel van den archivaris worden overgelaten, die daarbij rekening heeft te houden met den aard van het archief. In den regel zal in de eerste plaats moeten worden onderscheiden tusschen het hoofdarchief en de archieven, die er zich bij aansluiten, zal daarna eene chronologische indeeling volgens, zooals in het boven aangehaalde geval van den Montfoortschen inventaris, of omgekeerd zooals in den inventaris van het gemeentearchief van Utrecht, en zullen in elk dier hoofdafdeelingen de stukken volgens hun aard worden verdeeld over de verschillende rubrieken, die met de werkzaamheden van het betrokken bestuur overeenstemmen. Daarna kan het soms noodig zijn enkele rubrieken nogmaals te verdeelen. Maar gelijk reeds is opgemerkt, elk archief wil zijne eigene indeeling, en hoe wenschelijk het ook ware, dat daarvoor algemeene regels konden worden gesteld, dient men zich hier van het geven van voorschriften te onthouden.

Overgenomen uit


DIV-woordenboek

Geheel van archiefbestanddelen dat zich door zijn omvang of structuur zodanig onderscheidt, dat het de hoofdafdeling van een archief bepaalt.

Overgenomen uit

Relaties

Externe verwijzingen

Voorbeeld

Persoonlijke instellingen
Naamruimten
Varianten
Handelingen
Navigatie
Projecten
Hulpmiddelen
Delen