Overbrenging

Uit ArchiefWiki
Versie door Archivarius (Overleg | bijdragen) op 16 mrt 2011 om 22:14
Ga naar: navigatie, zoeken

Inhoud

Omschrijving

Archiefterminologie

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003)

Overbrenging is de

Procedure waarbij (in België) een openbare overheid de archiefbescheiden overdraagt aan het rijksarchief, of (in Nederland) een zorgdrager van een overheidsorgaan de archiefbescheiden overdraagt aan de archiefbeheerder van een archiefbewaarplaats.

Toelichting

  • In België gebruikt men uitsluitend de term neerlegging en in Nederland overbrenging.
  • In Nederland verplicht de archiefwetgeving ook andere overheden dan rijksorganen (provincies, gemeenten, waterschappen en andere openbare lichamen) tot overbrenging. Overbrenging is een rechtshandeling.
  • De archiefzorg gaat alleen over naar een ander overheidsorgaan bij vervreemding of wanneer een rijksarchiefbewaarplaats archiefbescheiden opneemt van een ander overheidsorgaan dan het eigen ministerie.
  • In België spreekt men ook van neerlegging als deze niet dient tot uitvoering van de Archiefwet, bijvoorbeeld in geval van overdracht aan een andere archiefdienst dan het Rijksarchief of in geval van bruikleen. Neerlegging is in dergelijke gevallen geen rechtshandeling.
  • In Nederland worden archiefstukken door overbrenging openbaar in de zin van de archiefwetgeving (zie openbaarheid) behoudens wettelijke of bij de overbrenging gemaakte aan een termijn gebonden uitzonderingen. Deze laatste zijn in België minder gebruikelijk, omdat de neerleggingsverplichting pas na 100 jaar ontstaat. In Nederland is deze termijn 20 jaar.
  • De overbrenging of neerlegging wordt vastgelegd in een verklaring. Daarbij wordt een overdrachtslijst als bijlage gevoegd (zie onder overdracht).
  • Overdracht van archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten door de zorgdrager of archiefbeheerder aan een andere zorgdrager zonder dat eigendomsovergang plaatsvindt, is inbewaringgeving. Deze geschiedde in Nederland in het belang van de raadpleging onder de Archiefwet 1962. Sinds de invoering van de Archiefwet 1995 zijn alleen nog de bestaande inbewaringgevingen gehandhaafd. Voor nieuwe ontbreekt de rechtsgrond, in voorkomende gevallen kiest men de vervreemding als rechtsvorm voor de verplaatsing van archiefstukken.
  • Bruikleengeving door natuurlijke of rechtspersonen valt niet onder dit begrip.

Overgenomen uit

  • ANV, lemma 178.

Archieftermen voor gebruik in het Rijksarchief (1990)

Overbrenging is de materiële en administratieve handeling waarbij archiefbescheiden van de archiefvormer (dienst, persoon of vereniging die ze heeft gevormd en verzameld) of diens rechtsopvolger worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats die bevoegd is om ze te ontvangen en te bewaren.

Overgenomen uit


Nederlandse Archiefterminologie (1962)

Overbrengen is het in beheer overdragen van een archief of van archiefbestanddelen aan de beheerder van een openbare archiefbewaarplaats.

Toelichting

  • De omschrijving van dit begrip is in overeenstemming met de betekenis, die het in de Nederlandse archiefwetgeving heeft. Ook in de Handleiding (§ 14) wordt de term in deze zin gebruikt.

Overgenomen uit

  • NAT, lemma 111.


Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven (1898)

Het is wenschelijk, dat de in het archiefdepôt opgenomene archieven geleidelijk worden aangevuld uit de bureaux der administratie. Als beginsel van scheiding behoort te worden aangenomen, dat stukken van een bepaalden tak van administratie worden overgebracht, voorzooverre die voorafgaan aan de laatste belangrijke verandering van beheer. Ook wanneer dergelijke verandering sedert 25 jaren niet heeft plaats gehad, behooren de stukken, die ouder zijn, naar het archiefdepôt te worden overgebracht.

Toelichting

  • Deze stelling is (met eene geringe redactiewijziging) de conclusie, welke de vereeniging van archivarissen op hare eerste jaarvergadering, van 9 Juli 1892, bij meerderheid van stemmen heeft aangenomen. Doorgaans wordt, hetzij de aanvang der Fransche heerschappij, hetzij de bevrijding van het Fransche juk beschouwd als het feit, dat hier te lande het oud-archief afsluit. Die regeling, stammende uit het midden de 19e eeuw, vindt haren grond in eene vroeger algemeen gangbare, doch thans als verkeerd veroordeelde beschouwing der oude archieven als louter wetenschappelijke instellingen en niet als bureaux van rijks- of gemeenteadministratie. Zij heeft bovendien een groot bezwaar: sinds 1811 of 1813 is eene eeuw verloopen en de bescheiden der administratie hebben zich allengs op onrustbarende wijze opgehoopt. Het gevaar dreigt, dat, waar voor de stukken van vroegere eeuwen meer en meer wordt gezorgd, de archieven der 19e eeuw worden verwaarloosd. Wil men aan het gevaar ontkomen, dat er om ruimte te verkrijgen, zal worden vernietigd zonder sorteering en zonder onderscheiding, dan dient het sluitingsjaar van het oud-archief te worden verplaatst en dient tevens ook voor het vervolg het beginsel te worden vastgesteld, waarnaar de grens tusschen oud-archief en nieuw-archief zal worden bepaald.
  • Dat beginsel moet zijn, dat tot het ressort van den archivaris behooren alle stukken, die tot een opgeheven tak van dienst betrekking hebben, en bij bestaande takken van dienst alle stukken, die aan de laatste ingrijpende verandering van beheer voorafgaan.
  • Het spreekt van zelf, dat een tijdperk van overgang daarbij niet uit het oog mag worden verloren. Voor den loopenden dienst hebben bedoelde stukken grootendeels hunne waarde verloren.
  • Het is gewenscht eenige voorbeelden te nemen. De administratie der gemeentelijke accijnsen is in 1865 afgeschaft: haar archief behoort dus in zijn geheel in het oud-archief tehuis. De provinciale wet van 1851, de gemeentewet van 1852, de onderwijswet van 1857, de militiewet van 1861 enz. geven zulke grenzen aan; de archieven van die verschillende takken van administratie van vóór die termijnen kunnen naar het oud-archief worden overgebracht.
  • Men neme daarvoor echter niet een termijn als de grondwetsherziening van 1848, omdat toen wel het staatsrecht doch niet de administratie veranderd is. De veranderingen in de administratie van verschillende takken van beheer vinden haar oorzaak niet in die grondwet, doch in de ten gevolge der nieuwe grondwet later in het leven geroepene organieke en andere wetten. Om deze reden is dus ook de thans nog geldende grens van 1813 onjuist gekozen.
  • Deze paragraaf bevat eigenlijk meer een wensch dan wel een stelregel. Immers machten buiten den archivaris moeten de nakoming van dit voorschrift mogelijk maken. Toch is het gewenscht haar in onze handleiding op te nemen, wijl het een regel is voor de ordening der archieven, waarvan de archivaris bij het geven van zijn advies gebruik kan maken en waardoor hij allicht invloed zal kunnen uitoefenen.
  • In de genoemde conclusie der vergadering van 9 Juli 1892 volgden nog achter het woord "beheer" de woorden: "die, al of niet door eene wet geprovoceerd, heeft plaats gehad." Het schijnt niet noodig deze woorden over te nemen, omdat zij geen bepaalden regel stellen, doch meer eene verduidelijking of verklaring bevatten.
  • Groot bezwaar hebben wij ook tegen de laatste alinea der paragraaf. Met eerbiediging van het besluit der genoemde vergadering is de termijn van 25 jaren door ons opgenomen als maximumtermijn, gedurende welken stukken bij de loopende administratie mogen blijven berusten, indien geene belangrijke verandering van beheer in dien tak van administratie heeft plaats gehad. Deze termijn is echter geheel willekeurig en past niet voor de archieven van alle takken van administratie. Zoo is het voorzeker gewenscht, dat de Burgerlijke-Standsarchieven veel langer dan 25 jaren in de bureaux van den Burgerlijken Stand blijven berusten en zou eene overbrenging van de registers van dezen tak van dienst zelfs van 30 à 40 jaren geleden naar de archiefdepots zeker hoogst onpraktisch zijn. Omgekeerd zijn er andere stukken, b.v. kohieren van plaatselijke belastingen, rekeningen van aan het toezicht van den gemeenteraad onderworpene gestichten en gasthuizen, welke reeds na een veel korteren termijn dan 25 jaren zouden kunnen worden overgebracht naar de archiefdepots. Een vaste termijn is in dezen als algemeene regel niet te stellen, de stukken van elken tak van dienst moeten op zich zelf worden beoordeeld. De termijn van 25 jaren mag dus alleen als een "Durchschnitt"-getal worden beschouwd, om aan te geven, dat het wenschelijk is, na een zekeren, niet al te langen termijn de bureaux der administratie te ontlasten ten behoeve van de archiefdepôts, waarin de stukken, behoorende tot het verleden en niet meer noodig voor den loopenden administratieven dienst, worden bewaard.

Overgenomen uit


NEN-ISO 15489

vervoeren van archiefbescheiden van de ene naar de andere locatie

Bron

Relaties

UF:

BT:

NT:

RT:

Externe verwijzingen

Voorbeeld

Persoonlijke instellingen
Naamruimten
Varianten
Handelingen
Navigatie
Projecten
Hulpmiddelen
Delen