Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen

Uit ArchiefWiki
Versie door Archivarius (Overleg | bijdragen) op 30 mrt 2011 om 19:21
Ga naar: navigatie, zoeken

Inhoud

Titelbeschrijving

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen - 2003

Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen / door A.J.M. Den Teuling - 's-Gravenhage : Stichting Archiefpublicaties, 2003. - x, [66] p.; 24 cm.

Inhoud

Verantwoording

In april 2003 verscheen een geactualiseerde versie van het Lexicon van Nederlandse archieftermen (1983): de Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen. Door maatschappelijke ontwikkelingen en nieuwe visies in de archivistiek slopen nieuwe termen het vakgebied binnen en drong een actualisering zich op. In de Archiefterminologie werden ruim 180 archieftermen gedefinieerd en toegelicht. De opgenomen termen bestreken alle aspecten van de archivistiek: basisbegrippen, intellectueel beheer, materieel beheer, openbaarheid en archiefwezen. De termen waren systematisch voorzien van kruisverwijzingen.

Als auteur van de nieuwe Archiefterminologie werd A.J.M. Den Teuling begeleid door een Nederlands/Vlaamse redactiecommissie onder inhoudelijke auspiciën van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN). Daarnaast was de inhoudelijke inbreng van het veld onmisbaar geweest bij de totstandkoming van dit werk.

In het voorjaar van 2009 stelde de Stichting Archiefpublicaties (S@P), na een overeenkomst met het Nationaal Archief en de online community Archief 2.0, een digitale versie van de terminologie ter beschikking. De terminologie kan gebruikt worden met in achtneming van de Creative Commons-licentie Naamsvermelding - Niet-commercieel - Gelijk delen. De S@P stelt zich garant om de meest recente, officieel vastgestelde versie van de terminologie vrij en blijvend beschikbaar te houden op de website van de S@P.

Als project van de online community Archief 2.0 wou de ArchiefWiki de Archiefterminologie vrijelijk ter beschikking stellen, met als doel deze zo breed mogelijk toegankelijk te maken en geïnteresseerden te laten participeren in het verder ontwikkelen van de archivistische vakterminologie.

Inleiding

Beknopte geschiedenis van archiefterminologie in Nederland en België

Al in de eerste jaargang van het Nederlands Archievenblad (verder: NAB) in 1892 bepleitte S. Muller uniformiteit in terminologie (1). De discussies betroffen aanvankelijk, en ook al vóór 1892, voornamelijk de begrippen archief en archiefbescheiden, zowel ten behoeve van het vak- gebied als ten behoeve van de archiefwetgeving. Ook de in 1898 verschenen Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven begint met definities, namelijk van archief, met in de toelichting archiefbescheiden, en een moeizame omschrijving van archiefdepôt (2). Na de termen die in de tekst van het boek voorkomen en tegelijk worden verklaard, eindigt het met het zesde hoofdstuk ‘Over het conventioneel gebruik van eenige termen en teekens’. De volgende belangrijke stap was de herformulering van paragraaf 17 van de Handleiding, waarin het herstel van de ‘oude orde’ als uitgangspunt voor de ordening wordt genomen, als ‘herkomstbeginsel’, eveneens door S. Muller als voorzitter van de Vereniging van Archivarissen in Nederland (verder: VAN) in zijn jaarrede van 1908 (3). De index op het NAB over de jaren 1892/93 – 1996 vermeldt 26 publicaties over terminologie, en publicaties die discussies over het begrip archief en archiefbescheiden bevatten. Hiervan dateren er 14 van voor 1962, het jaar van verschijnen van de Nederlandse Archiefterminologie, samengesteld door J.L. van der Gouw, H. Hardenberg, W.J. van Hoboken en G.W.A. Panhuysen (4). Er zijn zeker meer artikelen die op dit onderwerp ingaan, zowel in het NAB als daarbuiten (5).

De Nederlandse Archiefterminologie is een systematisch ingedeeld werk, evenals bijna alle andere Nederlandstalige publicaties van dit type op het vakgebied van de archivistiek (6). Het werk maakte deel uit van een internationaal project waartoe bij het Tweede internationale archiefcongres in 1953 in Scheveningen een commissie was opgericht onder voorzitterschap van H. Hardenberg, en dat in 1956 van start ging. Elk van de deelnemende landen zou een kleine commissie oprichten om het materiaal aan te leveren. In Nederland heeft deze commissie, bestaande uit de genoemde vier, er van het begin af aan bewust naar gestreefd haar werk onmiddellijk nuttig te doen zijn voor het eigen archiefwezen.

Onder voorzitterschap van H. Hardenberg heeft de genoemde commissie van de Conseil International des Archives Elsevier’s Lexicon of archive terminology verzorgd, dat in 1964 verscheen. Dit bevatte de definities in het Frans, systematisch ingedeeld, met vertalingen van de trefwoorden in een aantal andere talen, waaronder het Nederlands. Latere CIA/ICA-publicaties zijn alfabetisch ingedeeld.

In 1977 stelde de Vereniging van Archivarissen in Nederland een commissie Archiefterminologie in, niet alleen omdat het werk uit 1962 uitverkocht was, maar ook omdat de vereniging en de Rijksarchiefschool vonden dat actualisering geboden was. De commissie bestond uit mevrouw E.P. de Booy, H. Bordewijk (voorzitter), M.G.H.A. de Graaff, tussentijds opgevolgd door R.M.E. Raaff, W.J. Meeuwissen, H.J.M. Mijland (secretaris), B.J. van der Saag, J.O. van de Vegte en J.H.M. Wieland. Onder de titel Lexicon van Nederlandse archieftermen werd het resultaat na uitgebreide consultaties van de auteurs van de Nederlandse Archiefterminologie van 1962 en van het veld van archivarissen in 1983 door de Stichting Archiefpublicaties uitgegeven.

Voor de Stichting Gemeenschappelijke Opleiding voor Archief, Bibliotheek, Documentatie en Informatiebewerking heeft M. Bouwman Archieftermen, Den Haag 1981, samengesteld. Dit bevat meer termen dan alleen die op archiefgebied, ontleent de archieftermen gedeeltelijk aan de Handleiding van 1898 en aan de publicatie van 1962 en is voor een deel oorspronkelijk. Het is het enige Nederlandstalige product in alfabetische volgorde.

De Vlaamse bijdrage aan de terminologische arbeid begint met de uitgave door H. Coppejans-Desmedt van: Grondbegrippen en terminologie, Brussel 1988, in de serie Miscellanea archivistica manuale. Het als preprint gepresenteerde werk beperkte zich zoals de titel aangeeft tot de kernbegrippen en bevatte veel termen die verband hielden met het archiefbeheer, een onderwerp waarmee het Lexicon nog zuiniger was omgesprongen dan zijn voorganger uit 1962. In dezelfde serie schreef H. Coppens Archiefterminologie. Archieftermen voor gebruik in het Rijksarchief, Brussel 1990.

In 1994 verscheen het Franstalige Terminologie archivistique en usage aux Archives de l’Etat en Belgique, door R. Petit, D. Van Overstraeten, H. Coppens en J. Nazet, een 360 termen omvattend, systematisch ingedeeld werk (7). De Nederlandstalige versie hiervan was een niet gepubliceerde lijst van eveneens 360 archieftermen, en eveneens door H. Coppens. Deze heeft als basis voor de keuze van te definiëren termen in het onderhavige werk gediend. De beide werken bevatten heel veel beheerstermen. De meeste termen betreffende de redactionele vorm waren er bewust uitgelaten. Omdat intussen de voorbereiding van het onderhavige werk was begonnen, is van de uitgave van de Nederlandstalige versie afgezien.

Geschiedenis van dit terminologieproject

In 1987 heeft de Vereniging van Archivarissen in Nederland het bijhouden en vernieuwen van de archiefterminologie aan de Rijksarchiefschool overgedragen. In december 1993 startte een nieuwe commissie bestaande uit H. Coppens, J. Hofman, G. Janssens (namens de Vlaamse vereniging voor het bibliotheek-, archief- en documentatiewezen VVBAD), R.C.J. van Maanen (secretaris), A.C. Meijer (namens de KVAN) en A.J.M. den Teuling (voorzitter). J. Hofman heeft zich na enige tijd teruggetrokken.

De commissie heeft een selectie gemaakt uit de al vermelde lijst van H. Coppens, en op 8 mei 1996 heeft de vergadering van de vakgroep archivistiek van de Rijksarchiefschool een voorstel geaccepteerd voor een terminologie bestaande uit ca 150 gedefinieerde en ca 125 in de toelichtingen te verwerken begrippen, waaronder nog geen termen betreffende de redactionele vorm. Het exacte aantal werd niet vastgelegd omdat tijdens de redactionele fase zou kunnen blijken, dat sommige van de zelfstandig te definiëren termen beter in een toelichting zouden kunnen worden verwerkt en in toelichtingen te verwerken termen beter afzonderlijk konden worden gedefinieerd. Die veronderstelling is juist gebleken. De commissie stelde in het voorjaar 1997 aan de leiding van de intussen verzelfstandigde Stichting Archiefschool in een projectplan voor om de voorzitter te belasten met het schrijven van het eigenlijke werk. Om diverse redenen besloot de KVAN echter in september 1997 het project terug te nemen, en ging de bestaande commissie, uitgebreid met R. Kramer, als commissie van de KVAN verder. In april 1999 werd door het bestuur van de Stichting Archiefpublicaties een contract gesloten met de al eerder beoogde auteur. Vastgelegd werd daarin dat ook de ongeveer 50 termen betreffende de redactionele vorm uit het Lexicon van Nederlandse archieftermen zouden worden geïncorporeerd, omdat het onwenselijk leek om voor deze categorie begrippen het Lexicon te moeten herdrukken. Ook dit getal was een schatting. Het auteursrecht blijft bij de Stichting Archiefpublicaties.

De commissie trad als redactiecommissie op. De auteur verspreidde de ontworpen hoofdstukken, aanvankelijk op diskettes, maar vanaf het tweede hoofdstuk per e-mail. Zo werden ook de commentaren teruggezonden en verwerkt. De eerste volledige versie kwam gereed in april 2000. Na verwerking van de redactionele commentaren en het schrijven van deze inleiding is het werk voorgelegd aan de hoogleraren P.A. Henderikx, F.C.J. Ketelaar en J. Verhelst. Dit leidde tot een groot aantal verbeteringen, al zijn niet alle voorstellen en opmerkingen overgenomen. De commissie en de auteur zijn hen zeer erkentelijk voor hun werk. Vervolgens is het werk in december 2000 aan het KVAN-bestuur aangeboden en kon de presentatie in een inspraakronde aan het veld plaatsvinden, en wel doordat de KVAN de inleiding en de eigenlijke archiefterminologie op de website plaatste. Ieder kon daarop reageren, en er kwam ook een behoorlijk aantal reacties. Op 20 april 2001 heeft een zitting plaatsgevonden in het gebouw van het Gemeentearchief Amsterdam (8). De opmerkingen uit de inspraakronde en die van deze zitting zijn zoveel mogelijk verwerkt, en aan alle insprekers is verantwoord hoe met hun reactie was omgegaan.

Opzet van deze terminologie

Voor de gezaghebbende linguist Noam Chomsky (9), die de taal voornamelijk als syntactisch geformaliseerd systeem benadert, doet de betekenis van de woorden niet ter zake: “Iedereen die probeert een woord precies te definiëren weet dat dit een uitzonderlijk moeilijke aangelegenheid is met ingewikkelde en complexe eigenaardigheden. Gewone woordenboekdefinities karakteriseren de betekenis van woorden nog niet bij benadering. De snelheid en de nauwkeurigheid van de verwerving van een woordenschat door kinderen laten geen andere conclusie toe dan dat het kind op de een of andere manier de begrippen beschikbaar heeft voorafgaande aan de ervaring met taal, en dat taalverwerving niet meer is dan het leren van etiketten voor begrippen die al deel uitmaken van zijn begrippenapparaat. Daarom kunnen woordenboekdefinities toereikend zijn voor hun doel ondanks hun gebrek aan precisie: de ruwe benadering is voldoende, omdat de beginselen van de woordbetekenis (wat deze ook mogen zijn) bekend zijn aan de woordenboekgebruiker, net als aan de taalverwerver, onafhankelijk van onderwijs of ervaring.” Chomsky wordt overtuigend bestreden door minder aan de weg timmerende collega’s. Hun discussie geeft aanleiding om het waarom van het definiëren van termen te beredeneren.

Anders dan de natuurlijke taal worden een vak en een vaktaal met een begrippenapparaat wel bewust aangeleerd. Aangezien het vak zich ontwikkelt, ontwikkelt ook het begrippenapparaat zich. Om communicatie mogelijk te blijven maken is het noodzakelijk om van tijd tot tijd het begrippenapparaat te ijken aan nieuwe ontwikkelingen en waar nodig te herzien. Op het moment dat de commissie haar werkzaamheden begon werden die ontwikkelingen vooral gezien bij de automatisering en in de voornamelijk buitenlandse vakliteratuur. Tijdens de uitvoeringsfase werd ook steeds meer duidelijk dat het van belang was de archivistiek te beschouwen in relatie tot de informatiewetenschap. Bij een nieuwe terminologie moet het echter ook mogelijk blijven om de bestaande vakliteratuur te gebruiken en moet het niet nodig zijn om alle of het merendeel van de massa bestaande hulpmiddelen te herzien, zoals in het geval van de archivistiek de archiefinventarissen te herzien.

De doelgroep van deze archiefterminologie bestaat dan ook uit allen die zich op enigerlei wijze met archivistiek bezighouden. Dat kan een vrijwilliger zijn die onder vakbekwame leiding archieven van nadere toegangen voorziet, een registratuurmedewerker of bedrijfsarchivaris die post inboekt, dossiers vormt en zich bezint op de behoefte en de mogelijkheid greep te krijgen op de digitale archiefvorming, de informatiemanager die vaak denkt dat dit laatste geen probleem is of het voor zich uit schuift, een inventarisator, een inspecteur die toetst op de uitvoering van de wetgeving (niet alleen de archiefwet maar ook andere), de betrokkenen bij opleidingen op middelbaar, hoger-beroeps- en wetenschappelijk niveau en de wetenschapsbeoefening zelf. Voor de gemiddelde bezoeker van een studiezaal is het werk niet bedoeld.

De commissie heeft van het begin af aan een praktische en hanteerbare terminologie willen produceren. In haar eerste vergadering op 23 december 1993 werd als uitgangspunt geformuleerd het archiefspecifieke werkveld van een archiefdienst, zoals de activiteitencomplexen inspectie, toegankelijk maken, administratief beheer van archieven en beschikbaarstellen. De keuze van de ca 150 termen werd echter tevens bepaald door het uitgangspunt dat het begrippenapparaat logisch moest worden opgebouwd, en dat een relatie met aangrenzende vakgebieden moest blijken. Als praktisch argument gold bovendien dat de meeste archiefdiensten ook andere documentaire verzamelingen beheren dan archieven. Het aantal 150 stond uiteraard niet van tevoren vast.

Steeds werd in het oog gehouden dat de definities ofwel voldoende archiefspecifiek ofwel werkelijk onmisbaar waren om archiefspecifieke definities te formuleren. Dit laatste leidde tot opname van de eerste groep van zeven definities en ook van een aantal andere definities die oppervlakkig beschouwd voldoende in een woordenboek gevonden kunnen worden. Bij het opslaan van deze definities bleek overigens dat het bovenvermelde citaat van Chomsky op werkelijkheid berust wat betreft het gebrek aan nauwkeurigheid en dat woordenboekdefinities daardoor inderdaad voor de vaktaal minder bruikbaar zijn. Wanneer besloten werd tot opname van een bepaalde term, werd vervolgens gekozen deze ofwel als een afzonderlijk lemma te definiëren, ofwel de definitie als afgeleide term in de toelichting op te nemen, ofwel de term wel in de toelichting in zijn verband te plaatsen, maar niet te definiëren. Deze discussies hebben de commissie in de langdurige voorfase de meeste tijd gekost.

Vanwege de praktische hanteerbaarheid zijn de toelichtingen gehandhaafd: de commissie meent dat het gaat om soms onmisbare en meestal nuttige toelichtingen die verhelderend zijn voor het gebruik van een term of van een complex termen. Deze toelichtingen bij de afzonderlijke definities bedoelen slechts toelichtingen te zijn en geen discussie. Daardoor ontbreekt ook een notenapparaat. Deze staan alleen bij deze inleiding.

De commissie is er vanuit gegaan, dat de nieuwe Nederlandse archiefterminologie systematisch zou worden opgezet, zoals haar voorgangers, en dat het begrip Nederlands op de taal zou slaan en niet op de staatkundige eenheid. De artikelen in de terminologieverzamelingen voor vakgebieden buiten de archivistiek zijn zonder uitzondering alfabetisch ingedeeld. Dit geldt ook voor de internationale en andere buitenlandse archiefterminologieën, uitgezonderd Elsevier’s Lexicon, ISO 5127 – Information and documentation – Vocabulary en de Franstalige terminologie voor het rijksarchief in België.

De geraadpleegde werken staan in de bibliografie aan het einde van deze inleiding. Deze alfabetisch ingedeelde werken, zowel de Nederlandse als de buitenlandse, lijden vrijwel steeds aan het euvel, dat juist de definities van de hoofdbegrippen elkaar in een soort vicieuze cirkel overlappen. Een definitie van archiefbescheiden als ‘kleinste elementen in een archief’, gecombineerd met die van archief als ‘een geheel van archiefbescheiden’ is geen definitie. Ook subtielere overlappingen binnen een reeks verwante begrippen komen voor, niet alleen bij het begrip archiefbescheiden, maar ook bij begrippen als afbeelding en tekening, selectie, ordening en beschrijving, overbrenging en verwijdering (hier alleen in een toelichting opgenomen).

Om aan de valkuilen van de cirkeldefinities te ontkomen ben ik begonnen met het maken van een overzicht van te definiëren termen in een zodanige volgorde, dat geen enkel begrip in zijn definitie nog niet eerder gedefinieerde termen zou bevatten. Tijdens het eigenlijke redactionele werk en de verwerking van de commentaren van de redactiecommissie bleek op grond van dit principe in de volgorde op onderdelen te moeten worden geschoven. In de voorlaatste fases leken enige concessies tegen het principe op het gebied van het archiefbeheer noodzakelijk, namelijk bij archiefbeheer, overbrenging, openbaarheid en archiefbewaarplaats. Maar ook tot mijn verbazing bleek tenslotte, dat het principe: niet hanteren van ongedefinieerde begrippen in een definitie, zonder een uitzondering gehandhaafd kon worden. Wel is van het begin af aan in de toelichtingen waar nodig naar nog te behandelen begrippen vooruit gewezen. Het was niet de vooropgezette bedoeling deze semantische keten van begrippen ook in het eindresultaat te behouden. Uitgaande van de opvatting dat een terminologie een eigen structuur kan hebben die niet noodzakelijk de dagelijkse praktijk of de zich wijzigende theoretische inzichten omtrent het vakgebied als geheel behoeft te volgen, is uiteindelijk besloten deze systematiek te handhaven. Het is overigens opvallend, dat deze volgorde in grote lijnen overeenkomt met die van de Nederlandse Archiefterminologie uit 1962.

De aanvankelijk door de commissie gehanteerde indeling volgde na de basisbegrippen in principe de gang van de archiefbescheiden door de overheidsorganisaties, dus: basisbegrippen, archiefvorming, organisatie van het archiefwezen, selectie, overdracht, ontsluiting (een zeer grote rubriek die tevens de begrippen rond ordenen en beschrijven omvatte), materiële verzorging en beschikbaarstelling. Ook een andere volgorde dan de hier gepresenteerde is beproefd, maar tenslotte afgewezen. Langs digitale weg kan ieder die dat wenst met welke andere volgorde dan ook experimenteren. Zelfs de alfabetische kan uiteindelijk praktisch zijn.

Meer in concreto bevat deze terminologie ten opzichte van het Lexicon van Nederlandse archieftermen uit 1983 de volgende vernieuwingen in opzet en uitgangspunten.

  • 1. Incorporatie van de belangrijkste termen op het gebied van het archiefbeheer, zowel voor Nederland als voor Vlaanderen, ter bevordering van de helderheid in de discussies op het vakgebied.
  • 2. Opbouw van de basisbegrippen vanuit de gedefinieerde begrippen gegeven en document. De commissie achtte het van belang om de positie van het vakgebied archivistiek ten opzichte van aanverwante vakgebieden zo scherp mogelijk af te bakenen. Dat betrof niet op de laatste plaats de informatietechnologie. Integratie van de digitale archiefvorming, voor zover op dit moment mogelijk, maakte de definiëring van juist deze basisbegrippen noodzakelijk.
  • 3. Definities van de elementen van de archivistische beschrijving op meer niveaus; hierbij is getracht de Nederlandse gebruiken te relateren aan de ISAD(G), zie bibliografie. Meer in het bijzonder is dat gebeurd in de bijlage.
  • 4. Onderscheid tussen de functie van archiefstukken en de nu gedefinieerde redactionele vorm. De noodzaak hiertoe is gebleken tijdens de lessen in het vak ordenen en beschrijven aan de toenmalige Rijksarchiefschool. De meest opvallende consequentie hiervan is een andere benadering van het begrip akte, waardoor dit als functie van archiefstuk wordt gedefinieerd. Het begrip blijkt niet binnen de definitie van redactionele vorm te passen, en een zinvolle aanpassing of verruiming van deze definitie werd niet mogelijk geacht.
  • 5. Indeling van de redactionele vorm naar de functie van de stukken in de fase van de archiefvorming in plaats van naar de functie voor de archiefonderzoeker. Dit is een gevolg van de wijze van benadering van het archiefstuk niet als historisch document, maar als product van een archiefvormer in het kader van zijn functies en handhaving van zijn rechten. In feite wordt hier teruggegrepen op de optiek van de Handleiding en voortgebouwd op de wijze van behandeling van de archivistiek op de Rijksarchiefschool en de Stichting Archiefschool. Ook de internationale discussie over ons vakgebied, opnieuw losgebarsten als gevolg van de automatisering, heeft hiertoe mede bijgedragen.

Een aparte vermelding verdient de relatie met de achtereenvolgende en onderscheiden wetgevingen in Nederland en België. Dit betreft de archiefwetgeving, het burgerlijk en strafrecht, de openbaarheid van bestuur, de privacybescherming en de Nederlandse Wet op het notarisambt (Stb. 190, 1999). Wetgevingen hanteren expliciet of impliciet een eigen begrippenapparaat, dat per wet kan verschillen. Het begrip document of geschrift, hier in een vaktechnische zin gedefinieerd, komt in de genoemde wetgevingen vlakbij het vaktechnische begrip archiefstuk. In de archiefwetgeving is het begrip archiefstuk echter beperkt tot archiefbescheiden van overheidsorganen en bescheiden (ongeacht de vaktechnische status) die overeenkomstig de archiefwetgeving worden beheerd. Het begrip afbeelding bijvoorbeeld wordt in deze terminologie anders gedefinieerd dan in de Nederlandse Archiefwet 1995. Het begrip archiefruimte heeft in deze wet een zeer beperkte betekenis. Enkele rechtsvormen uit de beide wetgevingen zijn wel opgenomen in de wettelijke zin, namelijk voor zover zij gevolgen hebben voor het archiefbeheer, waaronder de toepassing van de openbaarheid.

Ook definities van enkele kernbegrippen die ook in aanverwante vakgebieden voorkomen zijn niet altijd gelijkluidend aan die van het desbetreffende vakgebied, maar aan de archivistiek gerelateerd. Deze aanverwante vakgebieden zijn de informatiewetenschap, automatisering, conservering, beheer van de topografisch-historische atlas en van audiovisuele documenten, cartografie, oorkondenleer en sigillografie.

Een opmerking over de relatie van deze archiefterminologie tot haar beide voorgangers. Ieder wetenschappelijk verantwoord werk staat op de schouders van zijn voorganger. Dat is ook bij archiefterminologie het geval. Hoewel de systematische opzet en de opbouw van de artikelen zonder meer passen in de traditie, is er vrijwel geen definitie gelijk aan een van de beide voorgaande werken. Wel komen delen van oudere formuleringen in definities en in toelichtingen terug.

Tenslotte een verantwoording van de titel van deze archiefterminologie. Vlaanderen slaat zowel op de Vlaamse Gemeenschap als op het Vlaamse Gewest. Brussel is een apart gewest, maar de Nederlandstaligen aldaar behoren tot de Vlaamse Gemeenschap. Cultuur en taalpolitiek behoren tot de bevoegdheid van de Gemeenschappen.

Opbouw van de artikelen, aanwijzingen voor het gebruik

Ieder artikel bestaat uit een term (lemma), een definitie en een toelichting. Volledig synonieme begrippen zijn beide in alfabetische volgorde voorafgaande aan de definitie als term opgenomen. In de definitie wordt naar elders gedefinieerde termen verwezen door het volgnummer ervan tussen haakjes toe te voegen. In de toelichtingen wordt eveneens naar nadere begrippen verwezen door hun volgnummers, alleen is dat bij de begrippen gegeven, document, archiefstuk(ken, archiefbescheiden) en archief achterwege gelaten. Zoals onder 0.3 is aangegeven vallen de definities in deze terminologie niet altijd samen met die in de archief- en andere wetgevingen.

Veel begrippen vormen een verbijzondering van een ander begrip, bijvoorbeeld geluidsfilm en stomme film binnen film. Deze detaillering staat meestal in de toelichting bij het hoofdbegrip. Deze zijn ook via de index te vinden. Bovendien zijn zij cursief gedrukt. Op plaatsen waar de toelichting onoverzichtelijk zou worden zijn de ondergeschikte begrippen een apart artikel geworden, bijvoorbeeld jaarrekening na rekening. Termen die binnen het vakgebied van de archivistiek op verschillende manieren gebruikt worden zijn meermalen opgenomen, namelijk op elke plaats waar deze volgens het systeem behoort te staan; de toelichting begint met de verwijzing naar de plaats waar de ter plaatse niet toegelichte betekenis wordt behandeld.

De verschillende betekenissen zijn met Romeinse cijfers van elkaar onderscheiden. De term instelling uit het Lexicon is vervangen door organisatie omdat deze neutraler is en gemakkelijker bruikbaar in samenstellingen. De toelichtingen zijn volgens een vast stramien opgebouwd, namelijk:

  • 1. Verwijzing naar de elders behandelde tweede of derde definitie.
  • 2. Opgave van synoniemen met een andere wijze van gebruik en van sterk verwante en onder geschikte begrippen. Alleen volledig uitwisselbare termen zijn in hetzelfde lemma vermeld. Hierop is één uitzondering, namelijk de begrippen neerlegging en overbrenging.
  • 3. Toelichting op de definitie. Abstracte definities zijn inhoudelijk toegelicht; de commissie meent, dat de terminologie zelfstandig bruikbaar moet zijn en dat de bruikbaarheid niet moet afhangen van de beschikbaarheid van specialistische literatuur; bovendien passen literatuurverwijzingen niet in de systematiek van het werk. Voorts zijn afgrenzingen tussen verwante definities in enkele gevallen in de toelichting opgenomen; het gaat daar om verschillen tussen het Belgische en Nederlandse rechtssysteem, die niet in tekst van de definitie kunnen worden gezet. Verbijzonderingen op de gegeven definities. Verwante begrippen, beperkingen in het gebruik, verschillen tussen Vlaanderen en Nederland, waarbij Nederlands Limburg en Zeeuws-Vlaanderen vaak met Vlaanderen overeenkomen; afwijkingen daarvan voor Nederlands Noord-Limburg en Walcheren zijn niet apart vermeld.
  • 4. Beperkingen van de definitie: wat er niet onder hoort, ontraden gebruik.
  • 5. Verwijzingen naar elders gedefinieerde of behandelde, min of meer verwante begrippen. Men zie bijvoorbeeld de opbouw van de toelichtingen van gegeven (1), verordening (99) en agenda (91 en 140). Cursief gedrukte termen en andere behandelde begrippen zijn in de index verwerkt. Begrippen die alleen als voorbeeld worden genoemd zijn niet alle in de index opgenomen. De kruisverwijzingen zijn meestal niet in de index verwerkt. In de index wordt met een vet lettertype verwezen naar het artikel waarin de term wordt gedefinieerd, en met een cursief lettertype naar het artikel waarin een term in de toelichting wordt verklaard of in zijn context geplaatst.


A.J.M. den Teuling

Bibliografie

Deze is beperkt tot voor deze terminologie geraadpleegde werken.

Volledige Nederlandse archiefterminologie

– Gouw, J.L. van der, J. Hardenberg, W.J. van Hoboken, en G.W.A. Panhuysen, Nederlandse Archiefterminologie. Zwolle 1962.

Archivistische terminologie, Rijksarchiefschool, Utrecht 1975.

– Bouwman, M., Archieftermen, Den Haag 1981.

Lexicon van Nederlandse archieftermen. 's-Gravenhage 1983.

– Coppejans-Desmedt, H., Grondbegrippen en terminologie, Brussel 1988.

– Coppens, H., Archiefterminologie. Archieftermen voor het gebruik in het Rijksarchief, Brussel 1990.

Actuele volledige archiefterminologie in het Frans en Engels

– Elsevier's lexicon of archive terminology. Amsterdam, London, New York 1964.

– Dictionary of Archival Terminology/Dictionnaire de terminologie archivistique. English and French. With Equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish. Ed. by P. Walne, compiled by F.B. Evans, F.J. Himly and P. Walne. München, New York, London, Paris 1984, 19882. Een concept voor de 3de druk is op internet beschikbaar, maar (nog) niet in druk.

– Dictionnaire des archives. De l'archivage aux systèmes d'informations. Français-Anglais-c Allemand. Paris (AFNOR) 1991.

– Bellardo, L.J., L.L. Bellardo, A Glossary for Archivists, Manuscript Curators, and Records Managers. Chicago 1992.

– Petit, R., D. Van Overstraeten, H. Coppens, J. Nazet, Terminologie archivistique en usage aux archives de l’Etat en Belgique, Brussel 1994, met Nederlandse equivalenten; hiervan bestaat een niet-gepubliceerde Nederlandse versie van eveneens 360 archieftermen door H. Coppens.

Archiefterminologie als onderdeel van meer omvattend werk, recente terminologische overzichten

– Muller Fz., S., J.A. Feith, R. Fruin Th.Az., Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven, Groningen 1920.

– Meisner, H.O., Archivalienkunde vom 16. Jahrhundert bis 1918. Göttingen 1969.

– Cook, M. en M. Procter, A Manual of Archival Description, Aldershot 1989, p. 255-269.

– Menne-Haritz, A., Schlüsselbegriffe der Archivterminologie: Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft. Marburg 1992.

– Favier, J. (ed.), La pratique archivistique française, Paris 1993, p. 584-592.

– Acland, C., Glossary, in: J. Ellis (ed.) Keeping archives, Port Melbourne 1993, p. 459-481.

– ISAAR(CPF) International standard archival authority record for corporate bodies, persons and families, Ottawa 1996, p. 4.

– Nougaret, C., B. Galland, Les instruments de recherche dans les archives, Paris 1999, p. 217-223.

– Horsman, P.J., Engelstalige archieftermen in het Nederlands verklaard, in: P.J. Horsman e.a. (red.), Naar een nieuw paradigma in de archivistiek, Jaarboek 1999 van de Stichting Archief Publikaties, Den Haag 1999, p. 231 - 244.

ISAD(G) General international standard archival description/Norme générale et internationale de description archivistique, Ottawa/Madrid 2000, p. 11-12/14-15.

Digitale gegevens

– Biemond, H., Woordenboek automatisering: vertalingen en verklaringen van Engelstalige begrippen en afkortingen op het gebied van computers, telecommunicatie en automatisering. Arnhem 1988.

– Beleidsnotitie Informatievoorziening Openbare Sector (BIOS), 's-Gravenhage 1988 (Tweede Kamer, vergaderjaar 1987-1988 20644, nrs. 1-2, p. 66-69).

– Machine-leesbare gegevensbestanden, Rapport fase 1: probleemstelling. 's-Gravenhage 1992, p. 41 -45.

– Duranti, L., H. Macneil, The protection of the integrity of electronic records: an overview of the UBC-MAS Research Project, in Archivaria 42 (1996) p. 46-67.

– Minimum functionele eisen voor record management applicatiesoftware, vertaling van Department of Defence 5015-2 STDRMA Design criteria standard for electronic record management software applications. Den Haag, Ministerie van Verkeer en Waterstaat 1998, bijlage 1 (ook in F.C.J. Ketelaar e.a. (red.) Archiefbeheer in de praktijk, Alphen a/d Rijn 1986- , hoofdstuk 5700).

– ISO/DIS 15489 Records management 24 augustus 2000, p. 2-4 en 6.

– Dollar, C.M., Authentic Electronic Records: Strategies for Long-Term Access, Chicago 2000, p. 26 - 33.

Terminologie van verwante vakgebieden

Bibliotheek en Documentatie

– ISO (DIS) 5127 - Information and documentation - Vocabulary. 14 delen, 1981-1998; de delen 1, 2, 4, 5, 9, 10, 12 en 14 zijn relevant.

– Swigchem, P.J. van, E.J. Slot (ed.), BDI-terminologie: verklarend woordenboek van Nederlandse termen op het gebied van bibliotheek en documentaire informatie, 's-Gravenhage 1990.

– NEN 3601 (ontwerp). Documentatie en informatie. Woordenlijst.1992.

Diplomatiek

– Vocabulaire international de la diplomatique (Ed.) M.M. Carcel Orti, Valencia 1994

Sigillografie

– Vocabulaire international de la sigillographie, Roma 1990.

Topografisch-historische atlas, afbeeldingen, audiovisuele media

– Regels voor de titelbeschrijving. FOBID deel 8: Beschrijvingsregels voor kartografische documenten. 's-Gravenhage 1982. Met aanhangsel over catalogusbouw. Inleidende opmerkingen, par. 4, 0.2 Definities p. 17-23.

Terminologie voor grafische archivalia, in: NAB 93 (1989) 76-81.

– Atlasterminologie (concept) z.p. 1991, Vereniging ‘De Topografisch-Historische Atlas’.

– Schulz, G., H. Karnstädt, Terms and methods for technical archiving of audiovisual materials. München, London, New York, Paris 1992.

Noten bij de Inleiding

(1) S. Muller, De inrichting onzer archief-inventarissen, in: Nederlands Archievenblad, verder afgekort NAB, 1 (1892/1893) pag. 44-46. R. Fruin noemt in een toespraak in 1923 een briefwisseling tussen Muller en Van Riemsdijk uit 1879 over het begrip archief, in NAB 31 (1923/24) p.57-59.

(2) S. Muller Fz., J.A. Feith, R. Fruin ThAz., Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven, Groningen 1920, verder afgekort als Handleiding, par. 1 en 4.

(3) NAB 17 (1908/09) pag.14.

(4) J.L.van der Gouw, H.Hardenberg, W.J. van Hoboken, G.W.A. Panhuysen, Nederlandse Archiefterminologie, Zwolle 1962. Zie over de voorgeschiedenis behalve de inleiding ook: F.C.J. Ketelaar, The archivist's creed, task and aim, in: F. Daelemans (ed.) Miscellanea in honorem Caroli Keczkeméti, Brussel 1998 (= Archives et bibliothèques de Belgique, Numéro spécial 54), pag. 241-251, speciaal p. 245.

(5) Bijvoorbeeld A.J.M. den Teuling, Het ordenen van een 18de-19de-eeuwse koopmansboekhouding in NAB 78 (1974) pag. 319-335, dat in een andere rubriek is opgenomen, evenals A.J.M. den Teuling, Stukken van algemene aard, in: NAB 94 (1990) p.353-359. De index op CD-ROM van het NAB van 1997 bevat slechts 21 vermeldingen, de oudere versies bevatten bovendien 8 relevante kruisverwijzingen. Ook buiten het NAB werd terminologie beoefend. J.L. van der Gouw definieerde in zijn oratie getiteld Archiefwetenschap, Amsterdam 1973, als hoogleraar archiefwetenschap dit begrip. H.J. Mijland besteedde de nodige aandacht aan de boekhoudterminologie in een syllabus van de Rijksarchiefschool: Documentkennis der financiële administratie, 2 delen, Utrecht 1978 (2de druk).

(6) Voor onderwijsdoeleinden heeft de Rijksarchiefschool onder de titel Archivistische terminologie in 1975 de intussen uitverkochte Nederlandse Archiefterminologie van 1962 in gewijzigde vorm opnieuw uitgegeven.

(7) R. Petit, D. Van Overstraeten, H. Coppens, J. Nazet, Terminologie archivistique en usage aux archives de l’Etat en Belgique, Brussel 1994; na dit eerste deel, Gestion des archives, zou een tweede deel Typologie des sources verschijnen; door het overlijden van twee van de vier auteurs is dat niet meer mogelijk gebleken.

(8) Zie voor een verslag: H. Waalwijk, Eén archiefterminologie voor het Nederlands taalgebied, in: Archievenblad juni 2001, p. 18-19.

(9) Chomsky, N., Language in a psychological setting, in: Sophia Linguistica 22 (1987) p. 1-73; geciteerd en bestreden door A. Wierzbicka, Semantics. Primes and universals, Oxford 1996, p. 250, in een hoofdstuk getiteld Against ‘Against definitions’ (met dank aan Albert Oosterhof, die mij op dit boek heeft gewezen). Verder is van belang ISO 704 – Principles of terminology, 1987.

Persoonlijke instellingen
Naamruimten
Varianten
Handelingen
Navigatie
Projecten
Hulpmiddelen
Delen